Johtuen jo ammatillisesta taustastanikin, olen varmasti
keskimääräistä sählyseppää parempi sorvaamaan erilaisia hakemuksia. En
ollutkaan kovin yllättynyt siitä, että katusählyturnaus Paraisille myös
saatiin. Ja bonuksena saatiin myös ns. promoturnaus -status, jolloin
Salibandyliitto toimittaa paikalle mm. kaukalot, promoottorin sekä sponsorien
lahjoittamia tuotepalkintoja.
Loppupeleissä hallituksen jäsenistä suurimman kopin
järjestelyistä otti raudanluja nelikko Kuuluvainen, Joakim Sjöström, Johannes Lahti
& Mikael Bergendahl. Toki muita vapaaehtoisia ei tuohon hommaan ilmoittautunutkaan :)
Täytyy sanoa, että jälkikäteen katsottuna järjestelyt
menivät kuitenkin suht kivuttomasti. Jokainen ydinhenkilöistä painoi hommia
tapahtuman eteen, joten kuorma ei kasvanut kellekään ylivoimaiseksi. Olisimme toki
miellämme ottaneet vielä muutaman henkilön lisää tiimiin. Tuo olisi voinut mahdollistaa
esimerkiksi sen, että olisi ehditty neuvotella enemmän paikallisia
yhteistyökumppaneita mukaan. Otetaankin tavoitteeksi se, että ensi vuonna
neuvotellaan muutama win-win sponssidiili enemmän paikallisten yritysten
kanssa. Nämä ovat kuitenkin varmin ja ennakoitavin tapa tehdä tapahtumalla
tuottoa. Paraisilla paikalliset yritykset ovat myös yleensä olleet montaa muuta
kaupunkia suopeampia paikallisen suurseuran yhteistyöehdotuksia kohtaan.
Pelipaikaksi löysimme melko pian Paraisten idyllisen
vierasvenesataman. Tästä köyhän miehen Copywriter Kuuluvainen sai heti
viestintään kärjeksi sloganin ”Tule vaikka veneellä!”. Ja pari joukkuetta itse
asiassa tulikin peleille venekyydillä. Onhan siinä oma fiiliksensä, kun jengi pistää veneen parkkiin pelikentän viereen.
Muina pelipaikkavaihtoehtoina pyörittelimme
ensin Nauvoa sekä Nauvon lauttaa, mutta nuo olisivat tuoneet logistisesti
melkoisia haasteita. Tiettyä eksotiikka noissakin olisi toki ollut, mutta toteutus olisi mennyt luultavasti liian haastavaksi.
Kun paikka oli päätetty, oli aika aloittaa luparuljanssit.
Tämän mittakaavan tapahtuma edellyttää yllättävänkin paljon erilaisia lupia.
Itse en koe olevani lupaviidakossa mitenkään mukavuusalueellani, joten oli
erittäin hienoa, että muut tiimin jäsenet hoitivat byrokratian kuntoon
paikallisten viranomaisten kanssa. Samoihin aikoihin aloittelin itse tapahtuman
markkinointia. Päätettiin, että pistetään muutaman kympin
markkinointibudjettimme Facebookiin ja ostinkin kohdennettua FB-mainontaa
tuomaan tapahtumaa alueen sählykansan tietoisuuteen. Lisäksi toki postattiin
orgaanisesti Piffenin omille sivuille sekä Länsirannikon Salibandyfoorumille.
Jälkikäteen ajatellen olin varmaan maksetun mainonnan kanssa
liian aikaisin liikkeellä. Suora konversio oli tuota kautta aika minimaalista.
Toki markkinoinnille tyypillinen dilemma on se, että on melko haastavaa
jäljittää, moniko osallistujista kuitenkin sai ensimmäisen ajatuksen
osallistumisesta tuon kamppiksen aikana. Siinä mielessä vanha kunnon AIDA-malli oli kyllä jäljillä.
Tapahtumasivun tavoittavuus oli
kuitenkin loppupeleissä yli 8000 henkeä. Note to myself; ensi vuonna isoimmat
markkinointiponnistukset kannattaa ajoittaa hieman lähemmäs varsinaista tapahtumapäivää. FB:n lisäksi saatiin näkyvyyttä tapahtumalle Paraisten paikallislehdessä. Opin
jo Urheilujohtamisen Tulevaisuus Foorumi 2017:aa järjestäessäni, että
paikallislehden voimaa ei pidä koskaan aliarvioida. Tsekkaa, #UJT2017 -bloggaus
jos kiinnostaa: http://kuuluvainen.blogspot.com/2017/05/ujt2017-pieksamaella-pienet-resurssit.html
En voi kieltää, etteikö pari hikipisaraa olisi noussut
otsalle, kun noin viikko ennen ilmoittautumisen deadlinea kasassa oli vasta
kymmenkunta joukkuetta. Alun perin ajattelin, että joku 30-40 voisi olla
realismia. Sittemmin tarkennettiin tavoitetta realistisemmaksi 20 joukkueeksi.
Tuossa vaiheessa piti kuitenkin jo seuran sisälläkin
korottaa hieman ääntä sen suhteen, että vähintäänkin omien pelaajiemme oli
syytä kerätä kaveripiireistään jokunen joukkue lisää. Tätä kautta saatiinkin
muutama jengi lisää mukaan.
Salibandyliitolle täytyy antaa positiivista palautetta
siitä, että meille toimitettu järjestäjän infopaketti oli todella kattava ja
sisälsi paljon hyödyllisiä vinkkejä. Samoin kiertuepromoottori oli
erinomaisella asenteella messissä. Viimeisinä päivinä joukkueita alkoi tippua ihan
hyvään tahtiin ja loppupeleissä saatiin kasaan 21 joukkuetta. Ihan kelpo määrä
ensimmäiseksi turnaukseksi. Sarjoista saatiin vedettyä kunnolla läpi miesten
sarja (13 joukkuetta) ja sekasarja (7 joukkuetta). Naisten sarjaan ilmoittautui
vain 2 joukkuetta, joten heidän välillään pelattiin suoraan finaali ja
joukkueet tulivat mukaan sekasarjaan. Poikien sarjaan ilmoittautui 1 jengi,
joten pojat tulivat miesten sarjaan ja saivat käteensä suoran lipun
SM-finaaleihin Helsinkiin.
Statbeatin lopetettua kaikkien yllätykseksi toimintansa
ajauduttiin tilanteeseen, ettei meillä ollut valmista tulospalvelusoftaa
tarjolla. Tähänkin dilemmaan Twitter tarjosi ratkaisun. Tuota kautta löytyi
ilmainen (=mainosrahoitteinen) Cupdom- sovellus, joka toimi kohtuullisen hyvin tähän tarkoitukseen.
Itse otteluohjelmien tekoon tohtori käytti muuten sellaiset 5 tuntia. Oli
jokunen toive eri joukkueilta otteluaikojen suhteen, joten sai kyllä pyörittää
lohkoja ja matsijärjestystä huolella ennen kuin ohjelma saatiin optimoitua.
Osallistuville joukkueille lähetettiin myös etukäteen
kattava info-paketti, johon kerättiin oleellisin tieto tapahtumaan liittyen.
Uskon vahvasti, että tuo auttoi paljon tapahtuman sujuvuuden näkökulmasta.
Itse päivä saatiin vedettyä läpi oikein hienosti. Toki aina
jotain pientä sähläystä mahtuu tämän mittakaavan tapahtumaan, mutta tällä
kertaa nuo jäivät minimiin. Ylivoimaisesti suurin haaste nähtiin jo ennen
turnauspäivää, kun pari veneilijää päätti jättää noudattamatta vierasvenesataman
parkkipaikan pysäköintirajoituksia. Pitkän selvittelyn, ja poliisin sekä Oili
Jalonen Oy:n, avulla autot saatiin lopulta hinattua pois tapahtuma-alueelta.
Ylimääräistä stressiähän nämä tällaiset aina tuovat.
Tapahtumaviestinnässä pyrittiin aktiivisuuteen, mutta vielä
enemmänkin tuohon olisi voinut päivän mittaan panostaa. Omat käteni olivat sidottu
turnaustoimiston pyörittämiseen ja kuuluttamiseen, mutta tuohon olisi pitänyt
kaivaa 1-2 henkeä jostain.
Turnauksen jälkeen lähetettiin vielä osallistuneiden
joukkueiden yhteyshenkilöille Mailchimpin kautta kiitokset osallistumisesta.
Tuohon viestiin kerättiin linkkejä eri some-kanaviin, joten jos tapahtumavideot
ja postaukset kiinnostavat (joita oli muuten kiitettävän paljon), niin vilkaise
ihmeessä: https://mailchi.mp/141c4ca2ba4a/kiitos-osallistumisestanne-paraisten-katushlyihin. Postauksia löytyy toki myös hashtageilla #katusähly ja #katusählyPargas
Yhteenveto
Vaikka allekirjoittaneelle tullut palaute on toistaiseksi ollut
likimain 100 %:sesti positiivisesti, niin on syytä muistaa että tyytyväisyys
tappaa kehityksen. Loppuun siis vielä pieni muistilista siitä mitä ensi vuonna
voidaan tehdä paremmin.
- Pyri vielä aktiivisemmin kannustamaan seuran jäseniä keräämään joukkueita omista kaveripiireistään. Jos edes puolet miesten joukkueista olisi kerännyt omat joukkueensa, olisi meillä ollut sellaiset parikymmentä jengiä kasassa jo tätä kautta. Päälle toki vielä junioreiden vanhemmat, kuntosählyläiset sun muut. Toki nytkin moni joukkue tuli tätä kautta, mutta tuossa on aihioita vielä selvästi suurempiin joukkuemääriin.
- Ajoita Facebook-mainonta lähemmäs varsinaista turnauspäivää. Orgaanisesti toki kannattaa aloittaa tapahtumamarkkinointi hyvissä ajoin, että ajatus osallistumisesta ehtii muhia ihmisten mielissä pidempään.
- Pyri aktiivisempaan sponsorihankintaan tarjoamalla win-win -diilejä paikallisille yrityksille. Esimerkiksi katusählyn omat ateriapaketit, joista seuralle pari euroa per ateria, voisivat olla toimiva setti myydä vaikkapa jo etukäteen joukkueille.
- Muista markkinoida tänä vuonna mukana olleille joukkueille ensi vuoden turnausta jo hyvissä ajoin.
- Panosta kioskimyynnissä enemmän virvokkeisiin ja jäätelöön kuin kaffeen ja pullaan. Ainakin jos lämpömittari on tuolloinkin hellelukemissa.
- Muista painottaa joukkueille, että katusählyt eivät ole vakavuustasoltaan ihan Stanley Cup -finaalien tasolla. Parilla jengillä keuli vähän turhan paljon päivän mittaan. Toki tosissaan saa pelata, mutta ne poikittaiset mailat, selkään ajot ja huitomiset voisi jättää pois. Korostettakoon, että sellaiset 90%+ joukkueista olivat ymmärtäneet pelin hengen mainiosti.
- Hoida pari vapaaehtoista tekemään live-päivityksiä tapahtumasta eri some-kanaviin. Esimerkiksi Facebook Liveä olisi voinut hyödyntää päivän mittaan.
- Salibandyliiton ja Piffenin yhteistyökumppanien (Cloetta/Tupla, Viking Line jne.) tuotepalkinnot ja Ville Viking toivat hyvän lisän tapahtumaan. Erityisesti maskotit uppoavat aina perheen pienimpiin tapahtumasta riippumatta. Varmista, että näitä on mukana tapahtumassa.
Summasummarum; hyvä harjoitus tapahtumajärjestämisestä, seuralle fyrkkaa ja ihmisille hyvää fiilistä. Ensi
vuonna sitten vielä isommin. Kiitokset vielä kerran kaikille osallistujille,
tuomareille, sponsoreille ja talkoolaisille!