Vinkkejä Katusählyturnauksen järjestäjille: Esimerkkinä Paraisten Katusählyturnaus

Elettiin alkuvuotta 2018, kun joku PIF Salibandyn hallituksen jäsenistä heitti ilmoille ajatuksen Salibandyliiton Katusähly-kiertueen osakilpailun hakemisesta Paraisille. Sen enempää pohtimatta päätettiin pistää hakemuslaput sisään liittoon. Tai noh, tehtiin toki pientä kartoitusta. Otin helmikuussa yhteyksiä FBC Turkuun, joka perinteisesti on järjestänyt Turun osakilpailun. Saatiinkin tuota kautta realistinen arvio siitä minkä mittaluokan varainkeruuta turnauksella voisi tehdä. BeeCeen toiminnanjohtajalle Lintusen Villelle pisteet näkemyksestä. Villen arvio tuottotasosta osui nimittäin parin sadan euron sisälle toteutuman kanssa.

Johtuen jo ammatillisesta taustastanikin, olen varmasti keskimääräistä sählyseppää parempi sorvaamaan erilaisia hakemuksia. En ollutkaan kovin yllättynyt siitä, että katusählyturnaus Paraisille myös saatiin. Ja bonuksena saatiin myös ns. promoturnaus -status, jolloin Salibandyliitto toimittaa paikalle mm. kaukalot, promoottorin sekä sponsorien lahjoittamia tuotepalkintoja.

Loppupeleissä hallituksen jäsenistä suurimman kopin järjestelyistä otti raudanluja nelikko Kuuluvainen, Joakim Sjöström, Johannes Lahti & Mikael Bergendahl. Toki muita vapaaehtoisia ei tuohon hommaan ilmoittautunutkaan :)

Täytyy sanoa, että jälkikäteen katsottuna järjestelyt menivät kuitenkin suht kivuttomasti. Jokainen ydinhenkilöistä painoi hommia tapahtuman eteen, joten kuorma ei kasvanut kellekään ylivoimaiseksi. Olisimme toki miellämme ottaneet vielä muutaman henkilön lisää tiimiin. Tuo olisi voinut mahdollistaa esimerkiksi sen, että olisi ehditty neuvotella enemmän paikallisia yhteistyökumppaneita mukaan. Otetaankin tavoitteeksi se, että ensi vuonna neuvotellaan muutama win-win sponssidiili enemmän paikallisten yritysten kanssa. Nämä ovat kuitenkin varmin ja ennakoitavin tapa tehdä tapahtumalla tuottoa. Paraisilla paikalliset yritykset ovat myös yleensä olleet montaa muuta kaupunkia suopeampia paikallisen suurseuran yhteistyöehdotuksia kohtaan.

Pelipaikaksi löysimme melko pian Paraisten idyllisen vierasvenesataman. Tästä köyhän miehen Copywriter Kuuluvainen sai heti viestintään kärjeksi sloganin ”Tule vaikka veneellä!”. Ja pari joukkuetta itse asiassa tulikin peleille venekyydillä. Onhan siinä oma fiiliksensä, kun jengi pistää veneen parkkiin pelikentän viereen.

Muina pelipaikkavaihtoehtoina pyörittelimme ensin Nauvoa sekä Nauvon lauttaa, mutta nuo olisivat tuoneet logistisesti melkoisia haasteita. Tiettyä eksotiikka noissakin olisi toki ollut, mutta toteutus olisi mennyt luultavasti liian haastavaksi.

Kun paikka oli päätetty, oli aika aloittaa luparuljanssit. Tämän mittakaavan tapahtuma edellyttää yllättävänkin paljon erilaisia lupia. Itse en koe olevani lupaviidakossa mitenkään mukavuusalueellani, joten oli erittäin hienoa, että muut tiimin jäsenet hoitivat byrokratian kuntoon paikallisten viranomaisten kanssa. Samoihin aikoihin aloittelin itse tapahtuman markkinointia. Päätettiin, että pistetään muutaman kympin markkinointibudjettimme Facebookiin ja ostinkin kohdennettua FB-mainontaa tuomaan tapahtumaa alueen sählykansan tietoisuuteen. Lisäksi toki postattiin orgaanisesti Piffenin omille sivuille sekä Länsirannikon Salibandyfoorumille. 

Jälkikäteen ajatellen olin varmaan maksetun mainonnan kanssa liian aikaisin liikkeellä. Suora konversio oli tuota kautta aika minimaalista. Toki markkinoinnille tyypillinen dilemma on se, että on melko haastavaa jäljittää, moniko osallistujista kuitenkin sai ensimmäisen ajatuksen osallistumisesta tuon kamppiksen aikana. Siinä mielessä vanha kunnon AIDA-malli oli kyllä jäljillä.

Tapahtumasivun tavoittavuus oli kuitenkin loppupeleissä yli 8000 henkeä. Note to myself; ensi vuonna isoimmat markkinointiponnistukset kannattaa ajoittaa hieman lähemmäs varsinaista tapahtumapäivää. FB:n lisäksi saatiin näkyvyyttä tapahtumalle Paraisten paikallislehdessä. Opin jo Urheilujohtamisen Tulevaisuus Foorumi 2017:aa järjestäessäni, että paikallislehden voimaa ei pidä koskaan aliarvioida. Tsekkaa, #UJT2017 -bloggaus jos kiinnostaa: http://kuuluvainen.blogspot.com/2017/05/ujt2017-pieksamaella-pienet-resurssit.html

  

En voi kieltää, etteikö pari hikipisaraa olisi noussut otsalle, kun noin viikko ennen ilmoittautumisen deadlinea kasassa oli vasta kymmenkunta joukkuetta. Alun perin ajattelin, että joku 30-40 voisi olla realismia. Sittemmin tarkennettiin tavoitetta realistisemmaksi 20 joukkueeksi.

Tuossa vaiheessa piti kuitenkin jo seuran sisälläkin korottaa hieman ääntä sen suhteen, että vähintäänkin omien pelaajiemme oli syytä kerätä kaveripiireistään jokunen joukkue lisää. Tätä kautta saatiinkin muutama jengi lisää mukaan.

Salibandyliitolle täytyy antaa positiivista palautetta siitä, että meille toimitettu järjestäjän infopaketti oli todella kattava ja sisälsi paljon hyödyllisiä vinkkejä. Samoin kiertuepromoottori oli erinomaisella asenteella messissä. Viimeisinä päivinä joukkueita alkoi tippua ihan hyvään tahtiin ja loppupeleissä saatiin kasaan 21 joukkuetta. Ihan kelpo määrä ensimmäiseksi turnaukseksi. Sarjoista saatiin vedettyä kunnolla läpi miesten sarja (13 joukkuetta) ja sekasarja (7 joukkuetta). Naisten sarjaan ilmoittautui vain 2 joukkuetta, joten heidän välillään pelattiin suoraan finaali ja joukkueet tulivat mukaan sekasarjaan. Poikien sarjaan ilmoittautui 1 jengi, joten pojat tulivat miesten sarjaan ja saivat käteensä suoran lipun SM-finaaleihin Helsinkiin.

Statbeatin lopetettua kaikkien yllätykseksi toimintansa ajauduttiin tilanteeseen, ettei meillä ollut valmista tulospalvelusoftaa tarjolla. Tähänkin dilemmaan Twitter tarjosi ratkaisun. Tuota kautta löytyi ilmainen (=mainosrahoitteinen) Cupdom- sovellus, joka toimi kohtuullisen hyvin tähän tarkoitukseen. Itse otteluohjelmien tekoon tohtori käytti muuten sellaiset 5 tuntia. Oli jokunen toive eri joukkueilta otteluaikojen suhteen, joten sai kyllä pyörittää lohkoja ja matsijärjestystä huolella ennen kuin ohjelma saatiin optimoitua.

Osallistuville joukkueille lähetettiin myös etukäteen kattava info-paketti, johon kerättiin oleellisin tieto tapahtumaan liittyen. Uskon vahvasti, että tuo auttoi paljon tapahtuman sujuvuuden näkökulmasta.

Itse päivä saatiin vedettyä läpi oikein hienosti. Toki aina jotain pientä sähläystä mahtuu tämän mittakaavan tapahtumaan, mutta tällä kertaa nuo jäivät minimiin. Ylivoimaisesti suurin haaste nähtiin jo ennen turnauspäivää, kun pari veneilijää päätti jättää noudattamatta vierasvenesataman parkkipaikan pysäköintirajoituksia. Pitkän selvittelyn, ja poliisin sekä Oili Jalonen Oy:n, avulla autot saatiin lopulta hinattua pois tapahtuma-alueelta. Ylimääräistä stressiähän nämä tällaiset aina tuovat.

Tapahtumaviestinnässä pyrittiin aktiivisuuteen, mutta vielä enemmänkin tuohon olisi voinut päivän mittaan panostaa. Omat käteni olivat sidottu turnaustoimiston pyörittämiseen ja kuuluttamiseen, mutta tuohon olisi pitänyt kaivaa 1-2 henkeä jostain.

 

Turnauksen jälkeen lähetettiin vielä osallistuneiden joukkueiden yhteyshenkilöille Mailchimpin kautta kiitokset osallistumisesta. Tuohon viestiin kerättiin linkkejä eri some-kanaviin, joten jos tapahtumavideot ja postaukset kiinnostavat (joita oli muuten kiitettävän paljon), niin vilkaise ihmeessä: https://mailchi.mp/141c4ca2ba4a/kiitos-osallistumisestanne-paraisten-katushlyihin. Postauksia löytyy toki myös hashtageilla #katusähly ja #katusählyPargas

Yhteenveto

Vaikka allekirjoittaneelle tullut palaute on toistaiseksi ollut likimain 100 %:sesti positiivisesti, niin on syytä muistaa että tyytyväisyys tappaa kehityksen. Loppuun siis vielä pieni muistilista siitä mitä ensi vuonna voidaan tehdä paremmin.

• Pyri vielä aktiivisemmin kannustamaan seuran jäseniä keräämään joukkueita omista kaveripiireistään. Jos edes puolet miesten joukkueista olisi kerännyt omat joukkueensa, olisi meillä ollut sellaiset parikymmentä jengiä kasassa jo tätä kautta. Päälle toki vielä junioreiden vanhemmat, kuntosählyläiset sun muut. Toki nytkin moni joukkue tuli tätä kautta, mutta tuossa on aihioita vielä selvästi suurempiin joukkuemääriin.
• Ajoita Facebook-mainonta lähemmäs varsinaista turnauspäivää. Orgaanisesti toki kannattaa aloittaa tapahtumamarkkinointi hyvissä ajoin, että ajatus osallistumisesta ehtii muhia ihmisten mielissä pidempään.
• Pyri aktiivisempaan sponsorihankintaan tarjoamalla win-win -diilejä paikallisille yrityksille. Esimerkiksi katusählyn omat ateriapaketit, joista seuralle pari euroa per ateria, voisivat olla toimiva setti myydä vaikkapa jo etukäteen joukkueille.
•  Muista markkinoida tänä vuonna mukana olleille joukkueille ensi vuoden turnausta jo hyvissä ajoin.
• Panosta kioskimyynnissä enemmän virvokkeisiin ja jäätelöön kuin kaffeen ja pullaan. Ainakin jos lämpömittari on tuolloinkin hellelukemissa.
• Muista painottaa joukkueille, että katusählyt eivät ole vakavuustasoltaan ihan Stanley Cup -finaalien tasolla. Parilla jengillä keuli vähän turhan paljon päivän mittaan. Toki tosissaan saa pelata, mutta ne poikittaiset mailat, selkään ajot ja huitomiset voisi jättää pois. Korostettakoon, että sellaiset 90%+ joukkueista olivat ymmärtäneet pelin hengen mainiosti.
• Hoida pari vapaaehtoista tekemään live-päivityksiä tapahtumasta eri some-kanaviin. Esimerkiksi Facebook Liveä olisi voinut hyödyntää päivän mittaan.
• Salibandyliiton ja Piffenin yhteistyökumppanien (Cloetta/Tupla, Viking Line jne.) tuotepalkinnot ja Ville Viking toivat hyvän lisän tapahtumaan. Erityisesti maskotit uppoavat aina perheen pienimpiin tapahtumasta riippumatta. Varmista, että näitä on mukana tapahtumassa.

Summasummarum; hyvä harjoitus tapahtumajärjestämisestä, seuralle fyrkkaa ja ihmisille hyvää fiilistä. Ensi vuonna sitten vielä isommin. Kiitokset vielä kerran kaikille osallistujille, tuomareille, sponsoreille ja talkoolaisille!